Esta política tem como objectivo identificar os critérios para a suspensão, anulação e redução dos âmbitos dos certificados emitidos pela BMC PORTUGAL (BM TRADA).
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) reserva-se ao direito de suspender, anular ou reduzir o âmbito de um certificado ou restringir as condições de uso dos logotipos e marcas de certificação, em qualquer momento do ciclo de certificação. A BMC PORTUGAL (BM TRADA) antes de decidir suspender, anular ou reduzir o âmbito de um certificado, dará ao cliente a oportunidade de tomar medidas para que tal não tenha de ocorrer.
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) não delega a pessoas externas ou a outras empresas a decisão de suspensão, anulação ou redução do âmbito do certificado.
Se a BMC PORTUGAL (BM TRADA) for consultada no que respeita ao estado de um certificado pelas partes interessadas no processo de certificação, disponibilizará toda a informação necessária referente ao estado do certificado (suspenso, anulado, reduzido, …).
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) pode suspender um certificado, numa das seguintes circunstâncias:
- O cliente não tem capacidade para cumprir os requisitos estabelecidos pelas normas ou pelo seu próprio sistema de gestão.
- O cliente não cumpre com os ciclos de certificação nas auditorias de seguimento ou nas auditorias de recertificação.
- O cliente não esclarece adequadamente e no prazo estabelecido, as acções tomadas para resolver as não conformidades detectadas nas auditorias.
- O cliente utiliza os logotipos da BM TRADA e marcas de certificação inadequadamente.
- O cliente não cumpre com os compromissos financeiros contraídos com a BM TRADA, aquando da adjudicação da proposta.
- As acções do cliente colocam em causa a reputação da BM TRADA.
- O próprio cliente solicita a suspensão voluntária do certificado.
O principal responsável pela decisão de suspensão, anulação ou redução do âmbito é sempre o comité de certificação. Este comité é composto por pessoas da BMC PORTUGAL (BM TRADA), que têm competências adequadas para tomar este tipo de decisões.
O comité de independência e imparcialidade anualmente aprovará as listas de clientes que foram suspensos, anulados ou cujo âmbito de certificação foi reduzido.
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) comunicará, sempre, aos clientes as decisões de redução, suspensão ou cancelamento. Estas comunicaçãoes serão sempre por escrito (carta ou e-mail) e serão sempre registadas.
A comunicação da suspensão ao cliente, implica que:
- O cliente pode tomar medidas para corrigir os desvios que levaram a comunicar a suspensão do certificado.
- O cliente tem que informar os seus clientes de que o seu certificado se encontra suspenso.
- O cliente não utiliza o certificado em nenhuma das actividades que desenvolve.
- Sob suspensão, o certificado do cliente é temporáriamente inválido.
- As suspensões de certificados nunca excedem os 6 meses.
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) avaliará as acções tomadas pelo cliente, para desta forma determinar se é retirada a suspensão do certificado ou se pelo contrário se mantém a suspensão ou se é tomada a decisão de cancelamento (qualquer decisão será comunicada adequadamente ao cliente, por escrito).
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) pode realizar auditorias extraordinárias para verificar as acções empreendidas pelo cliente.
Se as acções empreendidas pelo cliente não forem consideradas adequadas, então é tomada a decisão de anulação.
As anulações são comunicadas ao cliente por escrito. Esta comunicação inclui:
- Que o cliente já não está certificado pela BM TRADA.
- Que o cliente deve devolver todas as cópias do certificado.
- Que deve retirar todos os logotipos e marcas de certificação das suas áreas de negócio.
- Que não pode utilizar nas suas actividades as certificações que tinha com a BM TRADA.
As acções legais que a BMC PORTUGAL (BM TRADA) pode tomar resultantes deste processo serão sempre tomadas pela administração.
A BMC PORTUGAL (BM TRADA) decidirá reduzir âmbitos de certificados, sempre que a organização numa parte do âmbito cumpra com os requisitos do seu sistema e com os requisitos da norma em que se encontra certificada.
Quem decide quanto à redução da certificação são sempre pessoas da BMC PORTUGAL (BM TRADA).
Será emitido um novo certificado com os mesmos periodos de validade e será alterado o âmbito do certificado.
Na lista de clientes certificados será alterado o âmbito acessível ao público.